Hi, and welcome. We're Collectif OttersTogether, known commonly as OtterS ("OtterS," "we," "us," or "our") - a student-led media collective in Montreal, Québec, Canada, and a registered non-profit. We know a terms of service page isn't anyone's idea of a good read, so we've kept ours as plain and honest as we can. These Terms of Service ("Terms") cover your use of otterstogether.org (the "Site"), our free media services, our email list, and any donation you choose to make. By using the Site, reaching out, applying to join, joining our email list, or donating, you're agreeing to them. It's worth reading them alongside our Privacy Policy.
Section 01
Accepting These Terms
By accessing or using this Site, you confirm that you have read, understood, and agree to be bound by these Terms and our Privacy Policy. If you do not agree, please do not use the Site or our services. If you are using the Site on behalf of an organization, you confirm that you are authorized to accept these Terms on its behalf.
If you are a minor. Anyone can browse the Site, but if you are under 18, please involve a parent or guardian before making a donation or applying to join the collective. By donating or applying, you confirm that you are of the age of majority in your province or country, or that a parent or guardian has agreed on your behalf.
Section 02
Who We Are & What We Offer
OtterS is a passion-driven collective of creative students that provides free media services - photography, videography, storytelling, and related content - to fundraiser-first social impact projects, where raising funds, awareness, or support for a meaningful cause is the central reason the event exists.
Because our work is offered free of charge and depends on the availability of our student volunteers, our services are provided on a goodwill basis. Accepting a project, the scope of any deliverables, and timelines are agreed on a case-by-case basis and are not guaranteed unless confirmed in writing. We reserve the right to decline or discontinue any collaboration at our discretion.
Section 03
Working Together
When we collaborate on a project, both sides agree to act in good faith. You agree to:
- Provide accurate information about your organization, event, and the cause being supported.
- Secure any permissions, releases, or permits required for us to film or photograph at your event (including consent of attendees where required by law).
- Communicate clearly and reasonably about expectations, scheduling, and access.
- Confirm that any materials you share with us - logos, photos, footage, text, or other assets - are yours to share or properly licensed, and that we may use them for the project. You remain responsible for the materials you provide.
Any specific deliverables, timelines, or arrangements discussed by email or message are part of our understanding with you but do not create a paid commercial contract.
Section 04
Donations Through Stripe
Donations made through the Site are voluntary gifts that help us cover equipment, software, and project costs so we can keep our services free. All payments are processed securely by Stripe, Inc. - OtterS never receives, stores, or has access to your full payment card or banking details. By donating, you also agree to Stripe's terms.
- Donations are made in Canadian dollars (CAD) unless otherwise stated at checkout.
- You confirm that any payment method you use belongs to you and that you are authorized to use it.
- As we do not yet hold registered charity status, donations are not currently issued official charitable tax receipts and should not be treated as tax-deductible unless we expressly confirm otherwise in writing.
- Donations are not a purchase - no goods or services are exchanged in return for a donation.
Section 05
Refunds & Cancellations
Because donations are voluntary gifts, they are generally non-refundable. That said, we never want you to be out of pocket for an honest mistake. If you donated by error, were charged a duplicate amount, or believe a charge was unauthorized, please contact us within 30 days of the transaction:
Approved refunds are returned to the original payment method only. We are unable to refund a donation to a different card or account.
Section 06
Our Email List
We keep a small email list, and joining it is entirely up to you. There are two ways in: the signup form in our footer, or the optional email list box at the end of a quote request. Both start unticked, so you are on the list only because you chose to be, and nothing else on the Site depends on it.
- What lands in your inbox. News about our events, films we have just finished, and ways to help. A few times a year, never more. We do not send ads, and we do not write to you on behalf of anyone else.
- Leaving whenever you like. Every email carries an unsubscribe link that works right away, no reason needed. You can also write to otterslegal@gmail.com with the subject line "Unsubscribe" and we will take care of it for you.
- Please sign up your own address. Adding someone else's email without their permission is not allowed here, and it also goes against Canada's anti-spam legislation (CASL). We may remove any address that looks like it was added by someone other than its owner.
- Our side of it. We send these emails through MailerLite, we keep the list to ourselves, and we never sell, rent, or trade it. What we store, for how long, and how to have it deleted are all set out in our Privacy Policy.
- The emails themselves. The writing, photos, and films inside them belong to us, on the same terms as the rest of our work in Section 07. Forward one to a friend any time. Just ask us before republishing it somewhere else.
- It can change. The list is something we offer freely, so we may change how often we write, pause it, or stop it altogether. If we ever stop it for good, we will say so in a final email and delete the list.
Section 07
Intellectual Property
Our content. All media we create - photographs, videos, edits, music, graphics, and written content - together with the OtterS name, logo, and the design and code of this Site, are the intellectual property of Collectif OttersTogether (OtterS) and are protected by copyright and other laws. We retain ownership of the work we produce unless we agree otherwise in writing.
What partners receive. When we create media for a charity or fundraiser project, we grant that organization a non-exclusive, royalty-free licence to use the finished deliverables for their own promotional and fundraising purposes, with credit to OtterS where reasonable. Resale, sublicensing, or use of the raw footage is not permitted without our written consent.
Portfolio & storytelling. As part of building our reputation, OtterS may showcase the work we create - and tell the story of the causes we support - across our website, social media, and portfolio, unless we have agreed otherwise with you in advance.
Feedback & testimonials. If you send us feedback through our feedback form, you agree that we may use your comments and suggestions to learn and improve our work, with no obligation or payment to you. The form is anonymous, so please do not include personal details in your answers. Where you expressly consent on the form, you grant us a non-exclusive, royalty-free, revocable licence to publish your words as an anonymous testimonial on our website, social media, and portfolio. We never attach your name to it, and you can ask us to remove it at any time by writing to otterslegal@gmail.com. How we handle feedback is described in our Privacy Policy.
Your use of the Site. You may not copy, reproduce, scrape, or redistribute content from this Site for commercial purposes without our permission. Third-party logos, brand names, and materials belonging to the organizations we work with remain the property of their respective owners.
Copyright concerns. If you believe any content on this Site infringes your copyright or was published without proper permission, email us at otterslegal@gmail.com with the subject line "Copyright Concern", along with a link to the content and a short explanation. We take these messages seriously and will review and respond promptly, removing or correcting content where warranted.
Section 08
Acceptable Use
When using the Site or contacting us, you agree not to:
- Submit false, misleading, or fraudulent information through any form, including donations.
- Add anyone else's email address to our list, or sign up an address you do not control.
- Use the Site for any unlawful purpose or in violation of these Terms.
- Attempt to gain unauthorized access to, disrupt, or interfere with the Site, its servers, or its security features.
- Upload or transmit malware, or use automated tools to harvest data from the Site.
Section 09
Third-Party Services & Links
The Site relies on trusted third-party providers - including Stripe (donation processing), Google (form handling via Apps Script and Sheets, and font delivery via Google Fonts), Vercel (hosting), MailerLite (sending our email list and handling unsubscribes), and YouTube and Vimeo (portfolio video playback, only when you press play). Your use of those services may also be governed by their own terms. The Site may also link to external platforms such as Instagram, LinkedIn, and Facebook. We are not responsible for the content, policies, or practices of third-party sites and services.
Section 10
Disclaimers
We pour a lot of care into our work, but we have to be honest about what we can promise. The Site and our services are offered "as is" and "as available," without warranties of any kind, express or implied, to the fullest extent the law allows. We'll always give a project our best, but we can't promise the Site will never go down or hit a glitch, or that our work will lead to any particular outcome, like more donations, reach, or visibility. What we can promise is that we'll show up and do the work with heart.
Section 11
Limitation of Liability
To the fullest extent the law allows, OtterS, along with our members and volunteers, can't be held responsible for any indirect, incidental, or consequential damages that come out of your use of the Site, our free services, or any donation. And nothing here takes away the rights you already have under the consumer protection and other mandatory laws of Québec and Canada that can't be signed away.
Section 12
Governing Law
These Terms are governed by the laws of the Province of Québec and the federal laws of Canada applicable therein, without regard to conflict-of-law principles. Any dispute relating to these Terms or the Site shall be subject to the exclusive jurisdiction of the courts located in the judicial district of Montreal, Québec.
Section 13
Changes to These Terms
We may update these Terms from time to time to reflect changes in our practices, services, or applicable law. Any changes will be posted on this page with an updated effective date. Your continued use of the Site after changes are posted constitutes acceptance of the revised Terms.
Section 14
A Few Housekeeping Points
If any part of these Terms turns out to be invalid or unenforceable, the rest still stands. If we don't enforce a provision right away, that doesn't mean we've waived it. These Terms, together with our Privacy Policy, are the whole agreement between you and OtterS about the Site and our free services. You may not transfer your rights under these Terms to anyone else without our written consent; we may assign ours to a successor organization (for example, a successor non-profit entity).
Section 15
Contact Us
For any questions about these Terms, our services, our email list, donations, or refunds, please reach out:
Bonjour, et bienvenue. Nous sommes Collectif OttersTogether, communément appelé OtterS (« OtterS », « nous » ou « notre ») - un collectif média étudiant à Montréal, Québec, Canada, et un organisme à but non lucratif enregistré. On sait qu'une page de conditions d'utilisation n'est la lecture préférée de personne, alors on a gardé les nôtres aussi simples et honnêtes que possible. Les présentes Conditions d'utilisation (« Conditions ») couvrent votre utilisation de otterstogether.org (le « Site »), de nos services médiatiques gratuits, de notre liste courriel et de tout don que vous choisissez de faire. En utilisant le Site, en nous écrivant, en posant votre candidature, en vous inscrivant à notre liste courriel ou en faisant un don, vous les acceptez. Ça vaut la peine de les lire en complément de notre Politique de confidentialité.
Section 01
Acceptation des Conditions
En accédant au Site ou en l'utilisant, vous confirmez avoir lu, compris et accepté d'être lié par les présentes Conditions et notre Politique de confidentialité. Si vous n'êtes pas d'accord, veuillez ne pas utiliser le Site ni nos services. Si vous utilisez le Site au nom d'un organisme, vous confirmez être autorisé à accepter ces Conditions en son nom.
Si vous êtes mineur. Tout le monde peut consulter le Site, mais si vous avez moins de 18 ans, veuillez impliquer un parent ou un tuteur avant de faire un don ou de poser votre candidature au collectif. En faisant un don ou en postulant, vous confirmez avoir atteint l'âge de la majorité dans votre province ou votre pays, ou qu'un parent ou tuteur a donné son accord en votre nom.
Section 02
Qui nous sommes et ce que nous offrons
OtterS est un collectif d'étudiants créatifs animés par la passion, qui offre des services médiatiques gratuits - photographie, vidéographie, narration et contenu connexe - à des projets à impact social axés sur la collecte de fonds, où amasser des fonds, sensibiliser ou soutenir une cause significative constitue la raison d'être de l'événement.
Comme notre travail est offert gratuitement et dépend de la disponibilité de nos bénévoles étudiants, nos services sont fournis à titre gracieux. L'acceptation d'un projet, la portée des livrables et les échéanciers sont convenus au cas par cas et ne sont pas garantis à moins d'une confirmation écrite. Nous nous réservons le droit de refuser ou d'interrompre toute collaboration à notre discrétion.
Section 03
Collaborer ensemble
Lorsque nous collaborons sur un projet, les deux parties s'engagent à agir de bonne foi. Vous acceptez de :
- Fournir des renseignements exacts sur votre organisme, votre événement et la cause soutenue.
- Obtenir les autorisations, décharges ou permis nécessaires pour que nous puissions filmer ou photographier votre événement (y compris le consentement des participants lorsque la loi l'exige).
- Communiquer clairement et raisonnablement au sujet des attentes, de la planification et de l'accès.
- Confirmer que tout matériel que vous nous partagez - logos, photos, séquences, textes ou autres éléments - vous appartient ou est dûment licencié, et que nous pouvons l'utiliser pour le projet. Vous demeurez responsable du matériel que vous fournissez.
Tout livrable, échéancier ou arrangement précis discuté par courriel ou message fait partie de notre entente avec vous, mais ne crée pas de contrat commercial rémunéré.
Section 04
Les dons via Stripe
Les dons effectués sur le Site sont des dons volontaires qui nous aident à couvrir le matériel, les logiciels et les coûts de projet afin de garder nos services gratuits. Tous les paiements sont traités de façon sécurisée par Stripe, Inc. - OtterS ne reçoit, ne stocke ni n'accède jamais à vos coordonnées bancaires ou de carte complètes. En faisant un don, vous acceptez également les conditions de Stripe.
- Les dons sont effectués en dollars canadiens (CAD), sauf indication contraire au moment du paiement.
- Vous confirmez que tout moyen de paiement utilisé vous appartient et que vous êtes autorisé à l'utiliser.
- Comme nous ne détenons pas encore le statut d'organisme de bienfaisance enregistré, les dons ne donnent pas droit pour l'instant à un reçu officiel aux fins d'impôt et ne doivent pas être considérés comme déductibles, sauf confirmation écrite expresse de notre part.
- Un don n'est pas un achat - aucun bien ni service n'est échangé en contrepartie d'un don.
Section 05
Remboursements et annulations
Comme les dons sont des dons volontaires, ils sont généralement non remboursables. Cela dit, nous ne voulons jamais qu'une erreur de bonne foi vous coûte de l'argent. Si vous avez fait un don par erreur, avez été facturé en double ou croyez qu'un débit n'était pas autorisé, veuillez nous contacter dans les 30 jours suivant la transaction :
Les remboursements approuvés sont versés uniquement sur le moyen de paiement d'origine. Nous ne pouvons rembourser un don sur une autre carte ou un autre compte.
Section 06
Notre liste courriel
Nous tenons une petite liste courriel, et vous inscrire ne dépend que de vous. Il y a deux façons de le faire : le formulaire d'inscription dans notre pied de page, ou la case facultative de la liste courriel à la fin d'une demande de devis. Les deux sont décochées au départ : vous êtes donc sur la liste seulement parce que vous l'avez choisi, et rien d'autre sur le Site n'en dépend.
- Ce qui arrive dans votre boîte. Des nouvelles de nos événements, des films que nous venons de terminer et des façons d'aider. Quelques fois par année, pas plus. Nous n'envoyons pas de publicité et nous ne vous écrivons pas pour le compte de quelqu'un d'autre.
- Partir quand vous voulez. Chaque courriel contient un lien de désabonnement qui fonctionne immédiatement, sans raison à donner. Vous pouvez aussi écrire à otterslegal@gmail.com avec l'objet « Désabonnement » et nous nous en occuperons pour vous.
- Inscrivez votre propre adresse. Ajouter l'adresse de quelqu'un d'autre sans sa permission n'est pas permis ici, et cela va aussi à l'encontre de la loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Nous pouvons retirer toute adresse qui semble avoir été ajoutée par quelqu'un d'autre que son titulaire.
- Notre part. Nous envoyons ces courriels avec MailerLite, nous gardons la liste pour nous, et nous ne la vendons, ne la louons ni ne l'échangeons jamais. Ce que nous conservons, pendant combien de temps et comment le faire supprimer sont décrits dans notre Politique de confidentialité.
- Les courriels eux-mêmes. Les textes, les photos et les films qu'ils contiennent nous appartiennent, aux mêmes conditions que le reste de notre travail à la Section 07. Transférez-en un à une amie ou un ami quand vous voulez. Demandez-nous simplement avant de le republier ailleurs.
- Cela peut changer. La liste est quelque chose que nous offrons librement : nous pouvons donc modifier la fréquence des envois, la mettre en pause ou y mettre fin. Si nous y mettons fin pour de bon, nous le dirons dans un dernier courriel et nous supprimerons la liste.
Section 07
Propriété intellectuelle
Notre contenu. Tout le contenu médiatique que nous créons - photographies, vidéos, montages, musique, graphiques et textes - ainsi que le nom, le logo OtterS et la conception et le code de ce Site sont la propriété intellectuelle du Collectif OttersTogether (OtterS) et sont protégés par le droit d'auteur et d'autres lois. Nous conservons la propriété du travail que nous produisons, sauf entente écrite contraire.
Ce que reçoivent les partenaires. Lorsque nous créons du contenu pour une œuvre de bienfaisance ou un projet de collecte de fonds, nous accordons à cet organisme une licence non exclusive et libre de redevances pour utiliser les livrables finaux à ses propres fins promotionnelles et de financement, avec mention d'OtterS dans la mesure du raisonnable. La revente, la sous-licence ou l'utilisation des séquences brutes ne sont pas permises sans notre consentement écrit.
Portfolio et narration. Dans le cadre de la construction de notre réputation, OtterS peut présenter le travail que nous réalisons - et raconter l'histoire des causes que nous soutenons - sur notre site Web, nos réseaux sociaux et notre portfolio, sauf entente préalable contraire avec vous.
Rétroaction et témoignages. Si vous nous envoyez de la rétroaction au moyen de notre formulaire, vous acceptez que nous puissions utiliser vos commentaires et suggestions pour apprendre et améliorer notre travail, sans obligation ni paiement de notre part. Le formulaire est anonyme; veuillez donc ne pas y inclure de renseignements personnels. Lorsque vous y consentez expressément sur le formulaire, vous nous accordez une licence non exclusive, libre de redevances et révocable pour publier vos mots comme témoignage anonyme sur notre site Web, nos réseaux sociaux et notre portfolio. Nous n'y associons jamais votre nom, et vous pouvez en demander le retrait en tout temps en écrivant à otterslegal@gmail.com. La façon dont nous traitons la rétroaction est décrite dans notre Politique de confidentialité.
Votre utilisation du Site. Vous ne pouvez pas copier, reproduire, extraire ou redistribuer le contenu de ce Site à des fins commerciales sans notre autorisation. Les logos, noms de marque et matériels de tiers appartenant aux organismes avec lesquels nous travaillons demeurent la propriété de leurs détenteurs respectifs.
Préoccupations relatives au droit d'auteur. Si vous croyez qu'un contenu de ce Site porte atteinte à votre droit d'auteur ou a été publié sans autorisation adéquate, écrivez-nous à otterslegal@gmail.com avec l'objet « Droit d'auteur », un lien vers le contenu et une courte explication. Nous prenons ces messages au sérieux et nous examinerons la situation rapidement, en retirant ou en corrigeant le contenu lorsque justifié.
Section 08
Utilisation acceptable
En utilisant le Site ou en nous contactant, vous acceptez de ne pas :
- Soumettre des renseignements faux, trompeurs ou frauduleux par tout formulaire, y compris les dons.
- Ajouter l'adresse courriel de quelqu'un d'autre à notre liste, ou inscrire une adresse dont vous n'êtes pas le titulaire.
- Utiliser le Site à des fins illégales ou en violation des présentes Conditions.
- Tenter d'accéder sans autorisation au Site, à ses serveurs ou à ses dispositifs de sécurité, ni de les perturber.
- Téléverser ou transmettre des logiciels malveillants, ou utiliser des outils automatisés pour collecter des données du Site.
Section 09
Services tiers et liens
Le Site s'appuie sur des fournisseurs tiers de confiance - notamment Stripe (traitement des dons), Google (gestion des formulaires via Apps Script et Sheets, et livraison des polices via Google Fonts), Vercel (hébergement), MailerLite (envoi de notre liste courriel et gestion des désabonnements) ainsi que YouTube et Vimeo (lecture des vidéos du portfolio, uniquement lorsque vous appuyez sur lecture). Votre utilisation de ces services peut aussi être régie par leurs propres conditions. Le Site peut également renvoyer vers des plateformes externes telles qu'Instagram, LinkedIn et Facebook. Nous ne sommes pas responsables du contenu, des politiques ni des pratiques des sites et services tiers.
Section 10
Avis de non-responsabilité
On met beaucoup de soin dans notre travail, mais on se doit d'être honnêtes sur ce qu'on peut promettre. Le Site et nos services sont offerts « tels quels » et « selon leur disponibilité », sans garantie d'aucune sorte, expresse ou implicite, dans la pleine mesure permise par la loi. On donnera toujours le meilleur de nous-mêmes à un projet, mais on ne peut pas promettre que le Site ne tombera jamais en panne ou ne connaîtra aucun pépin, ni qu'un résultat particulier, comme une hausse des dons, de la portée ou de la visibilité, découlera de notre travail. Ce qu'on peut promettre, c'est d'être au rendez-vous et de faire le travail avec cœur.
Section 11
Limitation de responsabilité
Dans la pleine mesure permise par la loi applicable, OtterS, ainsi que nos membres et nos bénévoles, ne peuvent être tenus responsables de tout dommage indirect, accessoire ou consécutif découlant de votre utilisation du Site, de nos services gratuits ou de tout don. Et rien ici ne retire les droits que vous avez déjà en vertu des lois sur la protection du consommateur et des autres lois impératives du Québec et du Canada auxquelles on ne peut renoncer.
Section 12
Droit applicable
Les présentes Conditions sont régies par les lois de la province de Québec et les lois fédérales du Canada qui y sont applicables, sans égard aux principes de conflit de lois. Tout litige relatif aux présentes Conditions ou au Site relève de la compétence exclusive des tribunaux du district judiciaire de Montréal, Québec.
Section 13
Modifications de ces Conditions
Nous pouvons mettre à jour ces Conditions de temps à autre pour refléter des changements dans nos pratiques, nos services ou la législation applicable. Toute modification sera publiée sur cette page avec une date de mise à jour. Votre utilisation continue du Site après la publication des modifications constitue votre acceptation des Conditions révisées.
Section 14
Quelques points d'intendance
Si une partie de ces Conditions s'avère invalide ou inapplicable, le reste demeure en vigueur. Si nous n'appliquons pas une disposition immédiatement, cela ne signifie pas que nous y renonçons. Ces Conditions, avec notre Politique de confidentialité, constituent l'entente complète entre vous et OtterS au sujet du Site et de nos services gratuits. Vous ne pouvez pas céder vos droits en vertu de ces Conditions sans notre consentement écrit; nous pouvons céder les nôtres à une organisation qui nous succède (par exemple, un organisme à but non lucratif qui nous succède).
Section 15
Nous contacter
Pour toute question concernant ces Conditions, nos services, notre liste courriel, les dons ou les remboursements :
