Terms of Service

Accepting These Terms

By accessing or using this Site, you confirm that you have read, understood, and agree to be bound by these Terms and our Privacy Policy. If you do not agree, please do not use the Site or our services. If you are using the Site on behalf of an organization, you confirm that you are authorized to accept these Terms on its behalf.

Who We Are & What We Offer

OtterS is a passion-driven collective of creative students that provides free media services - photography, videography, storytelling, and related content - to fundraiser-first social impact projects, where raising funds, awareness, or support for a meaningful cause is the central reason the event exists.

Because our work is offered free of charge and depends on the availability of our student volunteers, our services are provided on a goodwill basis. Accepting a project, the scope of any deliverables, and timelines are agreed on a case-by-case basis and are not guaranteed unless confirmed in writing. We reserve the right to decline or discontinue any collaboration at our discretion.

Working Together

When we collaborate on a project, both sides agree to act in good faith. You agree to:

• Provide accurate information about your organization, event, and the cause being supported.
• Secure any permissions, releases, or permits required for us to film or photograph at your event (including consent of attendees where required by law).
• Communicate clearly and reasonably about expectations, scheduling, and access.

Any specific deliverables, timelines, or arrangements discussed by email or message are part of our understanding with you but do not create a paid commercial contract.

Donations Through Stripe

Donations made through the Site are voluntary gifts that help us cover equipment, software, and project costs so we can keep our services free. All payments are processed securely by Stripe, Inc. - OtterS never receives, stores, or has access to your full payment card or banking details. By donating, you also agree to Stripe's terms.

• Donations are made in Canadian dollars (CAD) unless otherwise stated at checkout.
• You confirm that any payment method you use belongs to you and that you are authorized to use it.
• As we are still completing our non-profit registration, donations are not currently issued official charitable tax receipts and should not be treated as tax-deductible unless we expressly confirm otherwise in writing.
• Donations are not a purchase - no goods or services are exchanged in return for a donation.

Refunds & Cancellations

Because donations are voluntary gifts, they are generally non-refundable. That said, we never want you to be out of pocket for an honest mistake. If you donated by error, were charged a duplicate amount, or believe a charge was unauthorized, please contact us within 30 days of the transaction:

Approved refunds are returned to the original payment method only. We are unable to refund a donation to a different card or account.

Intellectual Property

Our content. All media we create - photographs, videos, edits, music, graphics, and written content - together with the OtterS name, logo, and the design and code of this Site, are the intellectual property of OtterS (Collectif OttersTogether) and are protected by copyright and other laws. We retain ownership of the work we produce unless we agree otherwise in writing.

What partners receive. When we create media for a charity or fundraiser project, we grant that organization a non-exclusive, royalty-free licence to use the finished deliverables for their own promotional and fundraising purposes, with credit to OtterS where reasonable. Resale, sublicensing, or use of the raw footage is not permitted without our written consent.

Portfolio & storytelling. As part of building our reputation, OtterS may showcase the work we create - and tell the story of the causes we support - across our website, social media, and portfolio, unless we have agreed otherwise with you in advance.

Your use of the Site. You may not copy, reproduce, scrape, or redistribute content from this Site for commercial purposes without our permission. Third-party logos, brand names, and materials belonging to the organizations we work with remain the property of their respective owners.

Acceptable Use

When using the Site or contacting us, you agree not to:

• Submit false, misleading, or fraudulent information through any form, including donations.
• Use the Site for any unlawful purpose or in violation of these Terms.
• Attempt to gain unauthorized access to, disrupt, or interfere with the Site, its servers, or its security features.
• Upload or transmit malware, or use automated tools to harvest data from the Site.

Third-Party Services & Links

The Site relies on trusted third-party providers - including Stripe (donation processing), Google (form handling via Apps Script and Sheets), and Vercel (hosting). Your use of those services may also be governed by their own terms. The Site may also link to external platforms such as Instagram, LinkedIn, and Facebook. We are not responsible for the content, policies, or practices of third-party sites and services.

Disclaimers

We pour a lot of care into our work, but we have to be honest about what we can promise. The Site and our services are offered "as is" and "as available," without warranties of any kind, express or implied, to the fullest extent the law allows. We'll always give a project our best, but we can't promise the Site will never go down or hit a glitch, or that our work will lead to any particular outcome, like more donations, reach, or visibility. What we can promise is that we'll show up and do the work with heart.

Limitation of Liability

To the fullest extent the law allows, OtterS, along with our members and volunteers, can't be held responsible for any indirect, incidental, or consequential damages that come out of your use of the Site, our free services, or any donation. And nothing here takes away the rights you already have under the consumer protection and other mandatory laws of Québec and Canada that can't be signed away.

Governing Law

These Terms are governed by the laws of the Province of Québec and the federal laws of Canada applicable therein, without regard to conflict-of-law principles. Any dispute relating to these Terms or the Site shall be subject to the exclusive jurisdiction of the courts located in the judicial district of Montréal, Québec.

Changes to These Terms

We may update these Terms from time to time to reflect changes in our practices, services, or applicable law. Any changes will be posted on this page with an updated effective date. Your continued use of the Site after changes are posted constitutes acceptance of the revised Terms.

Contact Us

For any questions about these Terms, our services, donations, or refunds, please reach out:

Acceptation des Conditions

En accédant au Site ou en l'utilisant, vous confirmez avoir lu, compris et accepté d'être lié par les présentes Conditions et notre Politique de confidentialité. Si vous n'êtes pas d'accord, veuillez ne pas utiliser le Site ni nos services. Si vous utilisez le Site au nom d'un organisme, vous confirmez être autorisé à accepter ces Conditions en son nom.

Qui nous sommes et ce que nous offrons

OtterS est un collectif d'étudiants créatifs animés par la passion, qui offre des services médiatiques gratuits - photographie, vidéographie, narration et contenu connexe - à des projets à impact social axés sur la collecte de fonds, où amasser des fonds, sensibiliser ou soutenir une cause significative constitue la raison d'être de l'événement.

Comme notre travail est offert gratuitement et dépend de la disponibilité de nos bénévoles étudiants, nos services sont fournis à titre gracieux. L'acceptation d'un projet, la portée des livrables et les échéanciers sont convenus au cas par cas et ne sont pas garantis à moins d'une confirmation écrite. Nous nous réservons le droit de refuser ou d'interrompre toute collaboration à notre discrétion.

Collaborer ensemble

Lorsque nous collaborons sur un projet, les deux parties s'engagent à agir de bonne foi. Vous acceptez de :

• Fournir des renseignements exacts sur votre organisme, votre événement et la cause soutenue.
• Obtenir les autorisations, décharges ou permis nécessaires pour que nous puissions filmer ou photographier votre événement (y compris le consentement des participants lorsque la loi l'exige).
• Communiquer clairement et raisonnablement au sujet des attentes, de la planification et de l'accès.

Tout livrable, échéancier ou arrangement précis discuté par courriel ou message fait partie de notre entente avec vous, mais ne crée pas de contrat commercial rémunéré.

Les dons via Stripe

Les dons effectués sur le Site sont des dons volontaires qui nous aident à couvrir le matériel, les logiciels et les coûts de projet afin de garder nos services gratuits. Tous les paiements sont traités de façon sécurisée par Stripe, Inc. - OtterS ne reçoit, ne stocke ni n'accède jamais à vos coordonnées bancaires ou de carte complètes. En faisant un don, vous acceptez également les conditions de Stripe.

• Les dons sont effectués en dollars canadiens (CAD), sauf indication contraire au moment du paiement.
• Vous confirmez que tout moyen de paiement utilisé vous appartient et que vous êtes autorisé à l'utiliser.
• Comme nous finalisons encore notre enregistrement comme organisme à but non lucratif, les dons ne donnent pas droit pour l'instant à un reçu officiel aux fins d'impôt et ne doivent pas être considérés comme déductibles, sauf confirmation écrite expresse de notre part.
• Un don n'est pas un achat - aucun bien ni service n'est échangé en contrepartie d'un don.

Remboursements et annulations

Comme les dons sont des dons volontaires, ils sont généralement non remboursables. Cela dit, nous ne voulons jamais qu'une erreur de bonne foi vous coûte de l'argent. Si vous avez fait un don par erreur, avez été facturé en double ou croyez qu'un débit n'était pas autorisé, veuillez nous contacter dans les 30 jours suivant la transaction :

Les remboursements approuvés sont versés uniquement sur le moyen de paiement d'origine. Nous ne pouvons rembourser un don sur une autre carte ou un autre compte.

Propriété intellectuelle

Notre contenu. Tout le contenu médiatique que nous créons - photographies, vidéos, montages, musique, graphiques et textes - ainsi que le nom, le logo OtterS et la conception et le code de ce Site sont la propriété intellectuelle d'OtterS (Collectif OttersTogether) et sont protégés par le droit d'auteur et d'autres lois. Nous conservons la propriété du travail que nous produisons, sauf entente écrite contraire.

Ce que reçoivent les partenaires. Lorsque nous créons du contenu pour une œuvre de bienfaisance ou un projet de collecte de fonds, nous accordons à cet organisme une licence non exclusive et libre de redevances pour utiliser les livrables finaux à ses propres fins promotionnelles et de financement, avec mention d'OtterS dans la mesure du raisonnable. La revente, la sous-licence ou l'utilisation des séquences brutes ne sont pas permises sans notre consentement écrit.

Portfolio et narration. Dans le cadre de la construction de notre réputation, OtterS peut présenter le travail que nous réalisons - et raconter l'histoire des causes que nous soutenons - sur notre site Web, nos réseaux sociaux et notre portfolio, sauf entente préalable contraire avec vous.

Votre utilisation du Site. Vous ne pouvez pas copier, reproduire, extraire ou redistribuer le contenu de ce Site à des fins commerciales sans notre autorisation. Les logos, noms de marque et matériels de tiers appartenant aux organismes avec lesquels nous travaillons demeurent la propriété de leurs détenteurs respectifs.

Utilisation acceptable

En utilisant le Site ou en nous contactant, vous acceptez de ne pas :

• Soumettre des renseignements faux, trompeurs ou frauduleux par tout formulaire, y compris les dons.
• Utiliser le Site à des fins illégales ou en violation des présentes Conditions.
• Tenter d'accéder sans autorisation au Site, à ses serveurs ou à ses dispositifs de sécurité, ni de les perturber.
• Téléverser ou transmettre des logiciels malveillants, ou utiliser des outils automatisés pour collecter des données du Site.

Services tiers et liens

Le Site s'appuie sur des fournisseurs tiers de confiance - notamment Stripe (traitement des dons), Google (gestion des formulaires via Apps Script et Sheets) et Vercel (hébergement). Votre utilisation de ces services peut aussi être régie par leurs propres conditions. Le Site peut également renvoyer vers des plateformes externes telles qu'Instagram, LinkedIn et Facebook. Nous ne sommes pas responsables du contenu, des politiques ni des pratiques des sites et services tiers.

Avis de non-responsabilité

On met beaucoup de soin dans notre travail, mais on se doit d'être honnêtes sur ce qu'on peut promettre. Le Site et nos services sont offerts « tels quels » et « selon leur disponibilité », sans garantie d'aucune sorte, expresse ou implicite, dans la pleine mesure permise par la loi. On donnera toujours le meilleur de nous-mêmes à un projet, mais on ne peut pas promettre que le Site ne tombera jamais en panne ou ne connaîtra aucun pépin, ni qu'un résultat particulier, comme une hausse des dons, de la portée ou de la visibilité, découlera de notre travail. Ce qu'on peut promettre, c'est d'être au rendez-vous et de faire le travail avec cœur.

Limitation de responsabilité

Dans la pleine mesure permise par la loi applicable, OtterS, ainsi que nos membres et nos bénévoles, ne peuvent être tenus responsables de tout dommage indirect, accessoire ou consécutif découlant de votre utilisation du Site, de nos services gratuits ou de tout don. Et rien ici ne retire les droits que vous avez déjà en vertu des lois sur la protection du consommateur et des autres lois impératives du Québec et du Canada auxquelles on ne peut renoncer.

Droit applicable

Les présentes Conditions sont régies par les lois de la province de Québec et les lois fédérales du Canada qui y sont applicables, sans égard aux principes de conflit de lois. Tout litige relatif aux présentes Conditions ou au Site relève de la compétence exclusive des tribunaux du district judiciaire de Montréal, Québec.

Modifications de ces Conditions

Nous pouvons mettre à jour ces Conditions de temps à autre pour refléter des changements dans nos pratiques, nos services ou la législation applicable. Toute modification sera publiée sur cette page avec une date de mise à jour. Votre utilisation continue du Site après la publication des modifications constitue votre acceptation des Conditions révisées.

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