Privacy Policy

Who Is Responsible for Your Information

Under Québec's Law 25, a person must be designated as responsible for the protection of personal information. At OtterS, that responsibility rests with our founding member. For all privacy-related requests, questions, or complaints, please contact our Privacy Officer:

Information We Collect

Information you provide directly:

• Contact Form: full name, email address, phone number (optional), preferred contact method (optional), organization name (optional), website (optional), description of your organization, event details (optional), and your expectations from our production team.
• Join Application Form: full name, email address, role of interest, school or program (optional), portfolio or social media link (optional), and a message explaining why you want to join OtterS.
• Donation: first name and email address for confirmation only. All payment processing is handled exclusively by Stripe - we never receive, store, or access your credit card or banking details.

Information collected automatically:

• We store your language preference (English or French) in your browser's local storage. This data remains on your device and is never transmitted to our servers.
• Our hosting provider Vercel may capture standard server log data (IP address, browser type, pages visited) solely for security and diagnostic purposes.
• We do not use advertising cookies, analytics tracking, session recording, or any third-party surveillance technologies on this website.

How We Use Your Information

We only use your information for the reason you gave it to us, never anything more. Under Law 25 and PIPEDA, that idea is called purpose limitation:

• Contact form submissions - to review your project inquiry and respond within 3-5 business days.
• Join application submissions - to evaluate your candidacy and follow up with suitable applicants.
• Donation information - to process your contribution and send a Stripe receipt to your email.
• Language preference - to display the website in your chosen language on return visits.

We do not use your information for automated decision-making, profiling, unsolicited marketing, or any purpose beyond what is listed above.

How We Share Your Information

We do not sell, rent, or trade your personal information to any third party. Information is shared only with the following service providers, strictly as necessary to deliver our services:

• Google LLC (Google Apps Script / Google Sheets): Contact and join form submissions are transmitted to and stored in a private Google Sheet via Google Apps Script for internal review. Google's privacy policy is available at policies.google.com/privacy.
• Stripe, Inc.: Donation payments are processed securely by Stripe. OtterS receives only your name and email for confirmation. Stripe's privacy policy: stripe.com/privacy.
• Vercel, Inc.: Our website is hosted on Vercel's infrastructure, which may process server log data for operational purposes. Vercel's privacy policy: vercel.com/legal/privacy-policy.

All third-party providers are bound by their own privacy agreements and are required to handle your data lawfully, securely, and only for specified purposes.

Data Retention

• Contact & join form data: Retained for up to 12 months from the date of submission, or until no longer needed for its original purpose, whichever comes first. You may request earlier deletion at any time.
• Donation records: Retained in accordance with Stripe's data retention policies and applicable accounting and tax record requirements.
• Server logs: Typically retained by Vercel for up to 30 days for security and diagnostic purposes.
• Language preference: Stored locally in your browser until you clear your browser's local storage.

Your Rights Under Law 25 & PIPEDA

Under Québec's Law 25 and Canada's PIPEDA, you have the following rights regarding your personal information held by OtterS:

To exercise any of these rights, email us at otterscontact@gmail.com with the subject line "Privacy Rights Request." We will respond within 30 days.

Cookies & Local Storage

We use browser local storage (not cookies) solely to remember your language preference (English or French) between visits. This data stays in your browser and is never sent to our servers.

We do not use advertising cookies, analytics cookies, session tracking, or any third-party tracking scripts on this website. If this changes in the future, we will update this policy and seek your consent where required by law.

Data Security

We implement reasonable technical and organizational safeguards to protect your personal information, including:

• All form submissions are transmitted over encrypted HTTPS connections.
• Access to form data stored in Google Sheets is restricted to OtterS team members only.
• We never store payment card information - all payments are handled exclusively by Stripe's PCI-DSS-compliant infrastructure.

In the event of a privacy incident posing a risk of serious harm, we will notify affected individuals and the Commission d'accès à l'information (CAI) within the timeframes prescribed by Law 25 (notification required within a reasonable delay, and to the CAI as soon as the organization becomes aware of a confidentiality incident).

Third-Party Links

Our website may contain links to external platforms such as Instagram, LinkedIn, and Facebook. This Privacy Policy does not apply to those sites. We encourage you to review the privacy policy of any third-party site you visit, as their data practices may differ significantly from ours.

Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in our practices or applicable law. Any changes will be posted on this page with an updated effective date. For significant changes, we will make reasonable efforts to post a visible notice on our website. Your continued use of the site after any changes constitutes acceptance of the updated policy.

Contact Us

For any questions, concerns, or requests regarding this Privacy Policy or the handling of your personal information, please reach out:

Responsable de la protection des renseignements personnels

En vertu de la Loi 25 du Québec, une personne doit être désignée responsable de la protection des renseignements personnels. Chez OtterS, cette responsabilité incombe à notre membre fondateur. Pour toute demande, question ou plainte liée à la vie privée, veuillez contacter notre Responsable :

Renseignements que nous collectons

Renseignements que vous fournissez directement :

• Formulaire de contact : nom complet, adresse courriel, numéro de téléphone (facultatif), mode de contact préféré (facultatif), nom de l'organisme (facultatif), site Web (facultatif), description de votre organisme, détails de l'événement (facultatif) et vos attentes envers notre équipe de production.
• Formulaire de candidature : nom complet, adresse courriel, poste d'intérêt, école ou programme (facultatif), lien portfolio ou réseau social (facultatif) et un message expliquant pourquoi vous souhaitez rejoindre OtterS.
• Don : prénom et adresse courriel à titre de confirmation seulement. Tous les paiements sont traités exclusivement par Stripe - nous ne recevons, ne stockons ni n'accédons jamais à vos coordonnées bancaires ou de carte de crédit.

Renseignements collectés automatiquement :

• Nous enregistrons votre préférence linguistique (français ou anglais) dans le stockage local de votre navigateur. Ces données restent sur votre appareil et ne sont jamais transmises à nos serveurs.
• Notre hébergeur Vercel peut capturer des données de journal de serveur standard (adresse IP, type de navigateur, pages visitées) uniquement à des fins de sécurité et de diagnostic.
• Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires, de suivi analytique, d'enregistrement de session ni aucune technologie de surveillance tierce sur ce site Web.

Comment nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements uniquement pour la raison que vous nous avez donnée, jamais pour autre chose. Sous la Loi 25 et la LPRPDE, ce principe s'appelle la limitation des finalités :

• Soumissions du formulaire de contact - pour examiner votre demande de projet et y répondre dans les 3 à 5 jours ouvrables.
• Soumissions de candidature - pour évaluer votre candidature et assurer un suivi auprès des candidats retenus.
• Informations liées au don - pour traiter votre contribution et vous envoyer un reçu Stripe par courriel.
• Préférence linguistique - pour afficher le site dans votre langue préférée lors des visites ultérieures.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à des fins de prise de décision automatisée, de profilage, de démarchage commercial non sollicité ou à toute autre fin que celles énumérées ci-dessus.

Partage de vos renseignements

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos renseignements personnels à aucun tiers. Les informations sont partagées uniquement avec les fournisseurs de services suivants, dans la stricte mesure nécessaire à la prestation de nos services :

• Google LLC (Google Apps Script / Google Sheets) : Les soumissions des formulaires de contact et de candidature sont transmises et stockées dans un Google Sheet privé via Google Apps Script, pour examen interne par notre équipe. Politique de confidentialité de Google : policies.google.com/privacy.
• Stripe, Inc. : Les paiements de dons sont traités de façon sécurisée par Stripe. OtterS ne reçoit que votre nom et courriel à titre de confirmation. Politique de confidentialité de Stripe : stripe.com/privacy.
• Vercel, Inc. : Notre site est hébergé sur l'infrastructure de Vercel, qui peut traiter les données de journaux de serveur à des fins opérationnelles. Politique de Vercel : vercel.com/legal/privacy-policy.

Tous les fournisseurs tiers sont liés par leurs propres accords de confidentialité et sont tenus de traiter vos données de manière légale et sécurisée.

Conservation des données

• Données des formulaires de contact et de candidature : Conservées pendant 12 mois à compter de la soumission, ou jusqu'à ce qu'elles ne soient plus nécessaires à leur fin initiale, selon la première éventualité. Vous pouvez demander leur suppression anticipée en tout temps.
• Dossiers de dons : Conservés conformément aux politiques de conservation de Stripe et aux exigences comptables et fiscales applicables.
• Journaux de serveur : Conservés généralement pendant 30 jours par Vercel à des fins de sécurité et de diagnostic.
• Préférence linguistique : Stockée localement dans votre navigateur jusqu'à ce que vous effaciez le stockage local de votre navigateur.

Vos droits en vertu de la Loi 25 et de la LPRPDE

En vertu de la Loi 25 du Québec et de la LPRPDE du Canada, vous disposez des droits suivants concernant vos renseignements personnels détenus par OtterS :

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez-nous à otterscontact@gmail.com avec l'objet « Demande de droits vie privée ». Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

Témoins et stockage local

Nous utilisons le stockage local du navigateur (et non des témoins/cookies) uniquement pour mémoriser votre préférence linguistique (français ou anglais) entre les visites. Ces données sont stockées uniquement dans votre navigateur et ne sont jamais transmises à nos serveurs.

Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires, d'analyse, de suivi de session ni aucun script de traçage tiers sur ce site. Si cela venait à changer, nous mettrons à jour cette politique et solliciterons votre consentement lorsque la loi l'exige.

Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures de protection techniques et organisationnelles raisonnables, notamment :

• Toutes les soumissions de formulaires sont transmises via des connexions HTTPS chiffrées.
• L'accès aux données dans Google Sheets est limité aux seuls membres de l'équipe OtterS.
• Nous ne stockons aucune information de paiement - tous les paiements sont traités exclusivement par l'infrastructure conforme PCI-DSS de Stripe.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous informerons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information (CAI) dans les délais prévus par la Loi 25.

Liens vers des sites tiers

Notre site Web peut contenir des liens vers des plateformes externes telles qu'Instagram, LinkedIn et Facebook. Cette Politique de confidentialité ne s'applique pas à ces sites. Nous vous encourageons à consulter leur politique de confidentialité, car leurs pratiques en matière de données peuvent différer considérablement des nôtres.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre pour refléter des changements dans nos pratiques ou la législation applicable. Toute modification sera publiée sur cette page avec une date mise à jour. Pour les modifications importantes, nous afficherons un avis visible sur notre site. Votre utilisation continue du site après toute modification constitue votre acceptation de la politique mise à jour.

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Pour toute question, préoccupation ou demande liée à cette Politique de confidentialité ou au traitement de vos renseignements personnels :